Per conquistare nuovi clienti è necessaria una strategia che vi consenta di connettervi con il vostro mercato obiettivo. Questa strategia si concretizza nell’esecuzione di una sequenza di contatto strutturata, che faciliti l’interazione e non infastidisca.

Connettervi con i vostri clienti-obiettivo è tutt’altro che facile. Dovete edificare un ponte che unisca il vostro mondo con il loro.

Dopo avere letto questo post, sarete in grado di rispondere alle domande che seguono:
  • Quante volte è giusto provare a mettersi in contatto con un potenziale cliente prima di lasciar perdere?
  • Quale mezzo di comunicazione è più appropriato? E’ meglio telefonare? Mandare un’e-mail? Utilizzare i social media (il social selling)?
  • Entro quale periodo di tempo devo concentrare i tentativi di contatto affinché il potenziale acquirente inizi a ricordarsi di me e decida di interagire?
  • Quanti giorni devono trascorrere fra i vari tentativi affinché la perseveranza non diventi inopportuna e fastidiosa?

Nel post Export manager: cosa fa, nella parte dedicata alla metodologia di vendita (quarta fase dell’attività dell’export manager) si fa riferimento allo sviluppo e all’utilizzo del piano contatti riferendoci proprio alla sequenza di contatto.

Per poter generare nuove vendite, avete bisogno di costruire un database di contatti che va continuamente alimentato con nuovi nominativi in linea con le caratteristiche del vostro cliente-obiettivo.

La Sequenza di contatto si fonda su tre pilastri:

  1. il numero totale di tentativi che farete é 5;
  2. i 5 tentativi sono distribuiti su un arco temporale di 2-3 settimane;
  3. per ogni singolo tentativo utilizzerete 3 mezzi di comunicazione (telefono, e-mail e social media).

Tenete bene a mente questi tre pilastri!

La sequenza di contatto è formata da 5 tentativi distribuiti su 2-3 settimane. Per ogni tentativo si utilizzano tre diversi mezzi di comunicazione (telefono, e-mail e social media)

N.B.
La sequenza deve ritenersi ultimata qualora ricevete una risposta.
In tal caso infatti, inizierete a fare attività di follow-up di altro genere che si baseranno sugli elementi che il potenziale cliente vi fornisce quando vi risponde.

Ecco a voi i passi da fare per eseguire la SEQUENZA DI CONTATTO

Primo tentativo: giorno 1

  1. CHIAMATA AL TELEFONO: lasciate un breve messaggio in segreteria dicendo chi siete e l’azienda che rappresentate, spiegate il motivo della vostra chiamata e lasciate i vostri contatti. Siate brevi!
  2. Subito dopo aver lasciato il messaggio in segreteria, INVIATE UN’E-MAIL ripetendo chi siete, l’azienda che rappresentate, il motivo della chiamata e lasciate i vostri recapiti (scrivete 2-3 righe al massimo);
  3. Verificate se il potenziale cliente utilizza i SOCIAL MEDIA (Linkedin e Twitter) e mettete un like ad un suo post, a un suo commento e/o retwettate un suo post.

Nel vostro CRM, la sequenza di contatto appare così:

Primo tentativo di contatto

In questo caso, il CRM utilizzato è Hubspot.

Secondo tentativo: giorno 3 (avete fatto trascorrere 2 giorni dal primo contatto)

Ripetete la sequenza come sopra:

  1. CHIAMATA AL TELEFONO: lasciate un breve messaggio. Ripetete nuovamente chi siete e perché state chiamando. Siate sintetici!
  2. Subito dopo aver lasciato il messaggio in segreteria, INVIATE UN’E-MAIL di promemoria e del materiale informativo adeguato al contesto del potenziale acquirente (articolo blog, ebook ecc…);
  3. Verificate se ha svolto attività sui SOCIAL MEDIA (Linkedin e Twitter). Se non è attivo sui social, è probabile che lo sia l’azienda per cui lavora. In tal caso iniziate a seguire l’azienda, mettete un like ad un post aziendale e/o retwettate un post. Visitate il sito aziendale che molto spesso è fonte di informazioni utili a comprendere il contesto di riferimento del buyer. Le aziende pubblicano sul loro sito le news e gli eventi importanti della vita aziendale.

Secondo tentativo di contatto

Esempio tratto da Hubspot CRM.

Terzo tentativo di contatto: giorno 6 (avete fatto

trascorrere altri 3 giorni dal secondo contatto)

Se ancora non avete ricevuto risposta né siete stati ricontattati, ripete la sequenza:

  1. CHIAMATA AL TELEFONO: lasciate un breve messaggio in segreteria con altri dettagli che possono essere emersi. Magari avete visto un post della loro azienda, oppure avete saputo altre informazioni. Siate sintetici, parlate ad un ritmo moderato e scandite bene le parole;
  2. Subito dopo aver chiamato, INVIATE UN’E-MAIL con altri contenuti appropriati (scrivete 2-3 righe al massimo);
  3. Se il potenziale cliente ha commentato o ha consigliato un vostro commento, inviate una richiesta di collegamento su Linkedin.

Terzo tentativo di contatto

Hubspot CRM.

Quarto tentativo: giorno 9 (avete fatto trascorrere 3 giorni dal terzo contatto)

Se ancora non è successo niente e il potenziale cliente continua a non dare segni di vita, ripetete ancora una volta la sequenza 1, 2 e 3 aggiungendo nuovi elementi che sono emersi dalle vostre ricerche.

Sia quando chiamate al telefono e lasciate il messaggio in segreteria, sia quando mandate le e-mail, cercati di aggiungere valore per il cliente-obiettivo fornendo informazioni utili e appropriate.

Mentre cercate stabilire un contatto con i potenziali clienti, la vostra missione è quella di raccogliere e tenere traccia di informazioni e indizi per capire di più sul loro contesto di riferimento. In questo modo, potete inserirvi in tale contesto in modo opportuno e suscitando interesse.

Nel CRM, registrate il vostro quarto tentativo e riprogrammate il quinto tentativo che farete dopo 4-5 giorni.

Quarto tentativo di contatto

Quinto e ultimo tentativo di contatto: giorno 14 (sono trascorsi 5 giorni dal quarto contatto)

  1. CHIAMATA AL TELEFONO: lasciate un breve messaggio in segreteria facendo leva su altre informazioni che avete acquisito;
  2. Subito dopo aver chiamato, INVIATE UN’E-MAIL (scrivete 2-3 righe al massimo);
  3. Se il potenziale cliente ha accettato la vostra richiesta di connessione su Linkedin, mandategli un messaggio di ringraziamento e invitatelo a prendere un appuntamento telefonico indicando date e orari possibili.

Quinto e ultimo tentativo di contatto

La sequenza di contatto deve essere eseguita per tutti i potenziali buyer che avete individuato all’interno della stessa azienda.

Ad esempio: se durante le vostre ricerche avete appreso che sia il Direttore Vendite che il Sales Manager possono essere interessati al vostro prodotto/servizio, farete 5 tentativi per ognuno dei due soggetti.

In generale, non spazientitevi e non demoralizzatevi. Essere notati e attrarre l’attenzione di un potenziale acquirente non è facile.

E’ probabile che non ci sia nessun interesse in ciò che avete da proporre ma è anche probabile l’interesse c’è ma il periodo non è opportuno.

Provate a ripetere la sequenza dopo qualche mese. Le situazioni cambiano velocemente e trascorsi 2-3 mesi il potenziale acquirente potrebbe essere ricettivo.

Potete sintetizzare i tentativi di contatto illustrati sopra in una tabella come questa che segue:

Tabella riassuntiva tentativi di contatto

La tabella è tratta da Hubspot Academy

Sotto spiegheremo il significato di ogni singola colonna.

PER OGNI TENTATIVO DI CONTATTO, DEFINITE IL “CONTENUTO” PIU’ ADATTO

Sotto, vedete una tabella per tenere traccia del lavoro svolto. Rispetto a quella precedente, nella colonna centrale, dedicata all’azione da fare e al contenuto del messaggio, vengono dati alcuni suggerimenti.

Ad esempio: nella riga 1a relativa al primo tentativo di contatto, si consiglia di sottoscriversi al blog o ai social feeds dell’azienda in cui lavora il buyer.
In corrispondenza della riga 1b, che fa sempre riferimento al primo tentativo, si consiglia di lasciare un commento e consigliare un articolo.

Ora vediamo cosa ci dicono le altre colonne.

Partendo da destra, la prima colonna riguarda il numero di tentativo (ATTEMPT). La successiva colonna riguarda il mezzo di comunicazione che utilizzate (MEDIUM). L’ultima colonna sulla destra, indica quanti giorni farete passare prima di fare un ulteriore tentativo (NEXT ATTEMPT).

Tabella riassuntiva tentativi di contatto + contenuti

La tabella è tratta da Hubspot Academy.

***

Non dovete interpretare in modo rigido la metodologia di contatto qui esposta.

Gli obiettivi principali del post sono quello di evidenziare l’importanza di

  1. non abbandonare l’attività di connessione dopo aver fatto solo uno o due tentativi;
  2. raggiungere il potenziale cliente con un messaggio adeguato al suo contesto.

Molti venditori, più di quanti potete pensare, fanno un solo tentativo. Molti altri non fanno altro che mandare la stessa generica presentazione a tutti i potenziali clienti, senza nessuna personalizzazione e senza contesto.

Tentare di contattare un potenziale cliente una sola volta o contattarlo con messaggi casuali, impersonali e fuori contesto porta a risultati modesti e occasionali.

Adattate la sequenza di contatto alle vostre esigenze, strutturatela in modo da poterla ripetere con continuità. Raccogliete le informazioni che ottenete strada facendo e inseritele nel CRM.

Buon lavoro!

***

Aspetto le vostre avete domande, osservazioni e commenti!


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