Come organizzarti per le trasferte all’estero?

Nonostante il progresso tecnologico ti consente di ottenere e scambiare informazioni comodamente dal tuo ufficio,

resta fondamentale recarti fisicamente nei mercati in cui intendi fare business.

Puoi andare tu stesso o mandare il tuo Export Manager (o consulente export).

In quest’ultimo caso, riservati comunque un po’ di tempo per fare qualche viaggio anche tu e renderti conto in prima persona di ciò che accade nel mercato.

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I viaggi di lavoro all’estero ti consentono di interagire faccia a faccia con i potenziali clienti, di aumentare la fiducia, di avviare delle collaborazioni e quindi Vendere, che è poi l’obiettivo principale di tutta l’attività export.

Considera alcuni aspetti importanti.

Permesso legale a entrare nel Paese

Per prima cosa devi verificare se possiedi i documenti necessari per entrare nel Paese.

Il passaporto è il documento di base con cui puoi viaggiare ovunque ma è necessario che ti informi se è necessario anche il visto e se è necessario ottenerlo prima di arrivare.

In alcuni casi infatti, il visto può essere ottenuto direttamente a destino.

Il sito Viaggiare Sicuri della Farnesina è il luogo migliore in cui reperire informazioni vere e costantemente aggiornate.

Assicurati di avere sufficienti pagine libere sul passaporto e che non scada prima di 6 mesi dalla data di ingresso nel Paese estero.

Fissa appuntamenti in anticipo (agenda di lavoro)

Prima di partire, fissa più appuntamenti che puoi e ricordati di verificare che la settimana lavorativa coincida con la tua.

In Medio Oriente, ad esempio, riposano il Venerdì e il Sabato mentre lavorano di Domenica.

Tieni d’occhio le festività nazionali e religiose perché possono accorciare la settimana lavorativa.

In alcuni casi creano opportunità per organizzare week-end lunghi o prolungare ulteriormente periodi di vacanza.

Pensa se arrivi di Martedì e vieni a conoscenza che dal Giovedì della stessa settimana fino al Lunedì seguente non c’è nessuno perché si sono organizzati tutti un bel week-end lungo.

Sii flessibile e tollerante

Una volta giunto nel Paese, devi essere disponibile ad adattarti agli usi e i costumi del posto.

Il detto “when in Rome do as Romans do” (paese che vai, usanze che trovi) vale in tutto il mondo.

In molti Paesi il concetto di puntualità, il tempo che intercorre tra le chiacchiere introduttive e l’inizio della conversazione d’affari possono essere molto differenti rispetto al tuo Paese d’origine.

Non mostrare insofferenza e adattati agli usi del luogo rimanendo comunque te stesso.

Utilizza le immagini

Le immagini possono sono molto utili per colmare i vuoti linguistici.

Stai però attento a non urtare la suscettibilità del popolo di cui sei ospite.

Nei paesi musulmani ad esempio, evita di mostrare foto di donne in abiti succinti o in atteggiamenti provocanti. Potrebbero offendersi.

Ingaggia un interprete

Se parli fluentemente Inglese non avrai problemi a comunicare.

Tuttavia, in alcuni casi potrebbe essere indispensabile assumerne uno.

Le ragioni sono molteplici.

Ad esempio, il tuo interlocutore è molto interessato ma non parla bene Inglese.

Oppure il livello di dettaglio informativo richiesto è molto elevato e vuoi essere più sicuro che non ci siano fraintendimenti.

La cultura locale

Più informazioni hai sulla cultura locale, meglio è.

L’abbigliamento, le strette di mano, il modo di rivolgersi alle persone, i gesti, possono essere interpretati in modo molto diverso rispetto al tuo luogo di origine.

Ecco alcuni esempi.

Portare un regalo al potenziale cliente è una consuetudine in alcuni Paesi mentre in altri può generare imbarazzo.

Il consumo di alcol nei momenti ricreativi è normale in determinati Paesi mentre in altri è fuori luogo o addirittura illegale.

Il colore bianco in Italia è un colore che comunica purezza mentre in Cina è il colore associato al lutto.

***

Recarsi all’estero per incontrare di persona i clienti e i potenziali clienti è un’attività fondamentale per la riuscita dell’intero progetto export.

Pertanto preparati più che puoi e non pensare che ridurre il budget dedicato ai viaggi all’estero sia una mossa intelligente per risparmiare.

L’export non è un’attività che puoi svolgere solo dall’ufficio.


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